به گزارش تجارت نیوز، استخدام یک نیروی جدید با هزینههایی مثل انتشار آگهی، بررسی رزومهها، مصاحبه و حقوق دوره آزمایشی همراه است. اما هزینه واقعی یک استخدام اشتباه فقط همین موارد نیست.
فرض کنید فردی وارد تیم میشود، چند ماه زمان صرف آموزش او میکنید و بخشی از پروژهها را به او میسپارید، اما در نهایت مشخص میشود انتخاب مناسبی برای آن موقعیت نبوده است. حالا شرکت نهتنها باید دوباره فرایند استخدام را از ابتدا شروع کند، بلکه ممکن است با تأخیر پروژه، افزایش فشار روی سایر اعضای تیم و هزینه آموزش مجدد هم روبهرو شود.
در این مقاله بررسی میکنیم استخدام اشتباه چه هزینههای مستقیم و پنهانی برای شرکت دارد و چه کارهایی میتوان برای کاهش ریسک انتخاب نیروی نامناسب انجام داد. استخدام اشتباه چه هزینه هایی برای شرکت دارد؟
اولین هزینهای که به چشم میآید، حقوق و مزایایی است که در مدت همکاری پرداخت شده است. اما بخش مهمی از هزینهها در حسابداری شرکت ثبت نمیشوند.
زمانی که مدیر منابع انسانی برای انتشار آگهی، بررسی رزومهها و انجام مصاحبه صرف کرده، زمان مدیر تیم برای آموزش نیروی جدید و حتی ساعاتی که همکاران برای انتقال دانش اختصاص دادهاند، همگی بخشی از این هزینه هستند. اگر بعد از چند ماه همکاری به این نتیجه برسید که باید فرد دیگری استخدام شود، بخش بزرگی از همین فرایند دوباره تکرار خواهد شد. در واقع شرکت برای یک موقعیت شغلی، دو بار زمان و منابع مصرف کرده است. استخدام اشتباه چطور بهره وری تیم را کاهش می دهد؟
فرض کنید یک تیم پنجنفره روی پروژهای مهم کار میکند و یکی از اعضای جدید نمیتواند وظایف خود را با کیفیت مورد انتظار انجام دهد. در این شرایط بخشی از کار او به سایر اعضای تیم منتقل میشود. نتیجه میتواند افزایش فشار کاری، عقبافتادن وظایف و کاهش تمرکز اعضای باتجربهتر باشد.
این تأثیر همیشه بلافاصله قابل اندازهگیری نیست، اما در طول چند ماه میتواند هزینه قابلتوجهی برای شرکت ایجاد کند. از طرف دیگر، اگر موقعیت موردنظر ارتباط مستقیمی با مشتری، فروش یا اجرای پروژه داشته باشد، انتخاب اشتباه ممکن است روی تجربه مشتری و درآمد مجموعه نیز اثر بگذارد.
مشکل از کجای فرایند استخدام شروع می شود؟
همیشه نمیتوان تقصیر را متوجه کارجو یا کارفرما دانست. بسیاری از استخدامهای ناموفق نتیجه یک فرایند ارزیابی ناقص هستند. مثلا ممکن است شرح شغل بیش از حد کلی نوشته شده باشد، معیار مشخصی برای ارزیابی متقاضیان وجود نداشته باشد یا رزومه افراد بدون توجه به مهارتهای مرتبط بررسی شود.
کیفیت اطلاعات رزومه نیز اهمیت زیادی دارد. زمانی که سوابق و مهارتهای فرد ساختار مشخصی داشته باشند، مقایسه متقاضیان سادهتر میشود. به همین دلیل استفاده کارجویان از ابزارهایی مثل رزومه ساز آنلاین میتواند به ارائه منظمتر اطلاعات کمک کند؛ موضوعی که در مرحله بررسی اولیه رزومهها برای کارفرما هم مفید است. البته یک رزومه خوب بهتنهایی تضمین نمیکند که فرد برای موقعیت شغلی مناسب است. رزومه فقط نقطه شروع ارزیابی است. استخدام اشتباه چه هزینه ای برای آموزش نیروی جدید دارد؟
ورود هر نیروی جدید به شرکت نیاز به زمان دارد. حتی یک فرد باتجربه نیز باید با فرایندهای داخلی، ابزارها، اعضای تیم و شیوه انجام کار آشنا شود. در این مدت یکی از اعضای قدیمیتر تیم بخشی از زمان خود را صرف آموزش و پاسخدادن به سؤالات میکند.
اگر نیروی جدید بعد از مدت کوتاهی شرکت را ترک کند یا مشخص شود برای موقعیت مناسب نیست، بخشی از این سرمایهگذاری از بین میرود و برای نفر بعدی دوباره باید انجام شود. به همین دلیل، هنگام محاسبه هزینه استخدام باید زمان آموزش و تطبیق نیروی جدید با محیط کار را هم در نظر گرفت. تاثیرات استخدام اشتباه بر روحیه تیم
یکی دیگر از هزینههای پنهان، تأثیر یک انتخاب نامناسب روی اعضای دیگر تیم است. اگر فردی نتواند مسئولیتهای خود را انجام دهد، همکاران او باید بخشی از وظایفش را جبران کنند. ادامه این شرایط میتواند نارضایتی ایجاد کند و حتی باعث شود نیروهای خوب تیم به فکر تغییر شغل بیفتند.
موضوع فقط توانایی فنی نیست. هماهنگی با شیوه کاری تیم، مسئولیتپذیری، ارتباط مؤثر و انتظارات دوطرفه نیز در موفقیت یک استخدام نقش دارند. بنابراین ارزیابی نیروی جدید نباید براساس عنوانهای شغلی یا تعداد سالهای سابقه انجام شود. رزومه استاندارد چطور به ارزیابی بهتر کمک می کند؟
یکی از مشکلات مرحله غربالگری این است که رزومهها ساختار یکسانی ندارند. یک متقاضی مهارتهایش را در ابتدای رزومه قرار میدهد و فرد دیگری اطلاعات مهم را میان چند صفحه پراکنده میکند. داشتن ساختاری مشخص باعث میشود اطلاعات کلیدی مثل تجربه کاری، تحصیلات و مهارتها سریعتر دیده شوند.
برای کارجویان نیز استفاده از یک فرم خام رزومه میتواند نقطه شروع خوبی باشد؛ چون مشخص میکند چه اطلاعاتی باید در رزومه قرار بگیرد و هر بخش بهتر است در چه جایگاهی باشد.
از نگاه کارفرما، هرچه اطلاعات رزومه واضحتر باشد، احتمال اینکه یک متقاضی مناسب بهدلیل ارائه نامنظم اطلاعات نادیده گرفته شود کمتر خواهد بود. بااینحال، بعد از غربالگری اولیه بهتر است مصاحبه، نمونهکار، تمرین عملی یا روشهای متناسب با موقعیت شغلی نیز در فرایند ارزیابی قرار بگیرند. استخدام اشتباه چه فرصتهایی را از شرکت می گیرد؟
یکی از هزینههای کمتر دیدهشده استخدام اشتباه، کاری است که در این مدت انجام نمیشود. ممکن است موقعیت شغلی روی کاغذ پر شده باشد، اما اگر نیروی جدید نتواند خروجی مورد انتظار را ارائه دهد، شرکت بخشی از ظرفیت آن جایگاه را از دست داده است.
برای مثال، استخدام نامناسب در تیم فروش میتواند به معنی پیگیرینشدن بعضی مشتریان و از دست رفتن فرصتهای فروش باشد. در تیم فنی ممکن است توسعه یک قابلیت جدید عقب بیفتد و در تیم پشتیبانی، زمان پاسخگویی به مشتریان افزایش پیدا کند.
مشکل زمانی جدیتر میشود که شرکت پس از چند ماه تصمیم به قطع همکاری بگیرد. در این حالت، موقعیت شغلی دوباره خالی میشود و تا زمان پیدا کردن، استخدام و آمادهشدن فرد بعدی، فرصتهای بیشتری از دست میرود. راهکار کاهش احتمال استخدام اشتباه چیست؟
کاهش احتمال انتخاب نیروی نامناسب از قبل از انتشار آگهی شروع میشود. برای دقیقتر شدن فرایند استخدام بهتر است: شرح شغل واضح بنویسید: مسئولیتها، مهارتهای ضروری و انتظارات از نیروی جدید را مشخص کنید. معیار مشخصی برای بررسی رزومهها داشته باشید: همه متقاضیان را براساس معیارهای یکسان ارزیابی کنید، نه صرفاً برداشت اولیه. مصاحبه را هدفمند انجام دهید: سؤالهایی بپرسید که تجربه، مهارت و نحوه برخورد فرد با موقعیتهای واقعی را مشخص کنند. نمونهکار یا تمرین عملی بررسی کنید: برای موقعیتهایی که امکان آن وجود دارد، توانایی فرد را فقط از روی رزومه نسنجید. دوره آزمایشی هدفمند داشته باشید: از ابتدا مشخص کنید در این دوره چه خروجی و عملکردی انتظار میرود. انتظارات دو طرف را شفاف کنید: مسئولیتها، شرایط کاری و مسیر رشد باید قبل از شروع همکاری روشن باشند.
جمع بندی
استخدام اشتباه یک هزینه واحد و مشخص ندارد. بخشی از آن در حقوق و هزینه جذب دیده میشود و بخش بزرگتری در زمان ازدسترفته، آموزش مجدد، افت بهرهوری و فشار روی اعضای تیم پنهان میماند.
برای کاهش این هزینه، هم کارفرما باید فرایند ارزیابی دقیقتری داشته باشد و هم اطلاعات متقاضی باید واضح و قابل بررسی باشد. ابزارهایی مانند کارلی میتوانند به کارجویان کمک کنند رزومه خود را در ساختاری منظمتر ارائه کنند؛ اما تصمیم نهایی استخدام همچنان باید بر پایه ترکیبی از رزومه، مصاحبه، مهارتها و تناسب فرد با موقعیت شغلی گرفته شود. هرچه این فرایند از ابتدا دقیقتر طراحی شود، احتمال اینکه شرکت چند ماه بعد مجبور شود همه چیز را دوباره از صفر شروع کند کمتر خواهد بود.
